כל מפיק אירוע יודע שתכנון מוקדם הוא הדבר החשוב ביותר באירועים. ולכן כאשר אם מתכננים אירוע ודואגים להזמנת ציוד, חשוב לדעת כמה שירותים להזמין לאירוע על מנת שאפשר יהיה למנוע תורים ארוכים.
כאשר אין מספיק שירותים באירוע זה גורם לאורחים לא רק להפסיד רגעים חשובים עם האנשים היקרים להם אלא גם יוצר תחושה של חוסר היגיינה. כיום אפשר לתכנן זאת נכון באמצעות חברות מקצועיות שיודעות איך לתפעל את האירוע בכל רובד, גם ברובד ההיגייני והאסתטי הקשור לשירותים באירוע.
למה חשוב לתכנן מראש את כמות השירותים?
אירועים הם הדבר המרגש ביותר, בפרט אם אתם מצליחים להפיק אירוע בטבע או במיקום שאינו שגרתי ותמיד חלמתם עליו. לכן כאשר אתם מקבלים הנחיות לבחירת שירותים כדאי לקחת בחשבון את היחס המקובל בענף האירועים: תא אחד לכל 40 או 50 אורחים לאירוע שנמשך בערך 5 שעות. כך תדעו כמה שירותים להזמין על מנת שלא תהיינה תקלות באירוע.
חריגה מהיחס הזה כלפי מטה עלולה להוביל לקריסה של כל מערך האירוע ולפגיעה קשה בחוויה של האורחים. השקעה במחשבה מראש תחסוך לכם התעסקו עם מקרי חירום בזמן אמת כאשר האירוע כבר בעיצומו והלחץ בשיאו.
פקטורים שמשפיעים על קביעת הכמות: זמן, קהל וסוג אירוע
המספר היבש של האורחים הוא רק נקודת הפתיחה. השכרת שירותים ניידים חייבת להתבסס גם על אופי הקהל. למשל באירועים בהם יש נוכחות גבוהה של נשים או ילדים מומלץ להגדיל את כמות התאים ב20% לפחות. כמו כן, אם האירוע כולל הגשה חופשית של אלכוהול או בירה, תדירות השימוש בשירותים עולה משמעותית מה שמחייב היערכות לוגיסטית רחבה יותר כדי לשמור על רמת ניקיון גבוהה וסטרילית לאורך כל הערב.
אי אפשר לדבר על אירועים, פתרונות תברואה ואיכות גבוהה מבלי להזכיר את הנושא הרגיש ביותר, הנגישות. שילוב של שירותי נכים הוא לא המלצה, אלא חובה מוסרית, חוקית וערכית בכל אירוע ציבורי או פרטי. המחשבה על שירותים אלו מראש מאפשרת לכל אורח להרגיש רצוי ובנוח. תא נגיש דורש מרחב תמרון גדול יותר וגישה שטוחה ולכן יש לשבץ אותו במיקום נוח וייחודי וכמובן להתייעץ עם אנשי המקצוע המתאימים בנוגע לכך.
האם אפשר להתאים כל תשתית לאירוע שטח?
כאשר מדובר על ציוד לאירועים וההבנה לגבי כמה שירותים להזמין חשוב לקחת בחשבון גם את התשתיות הקיימות בשטח. ישנם אירועים שנמשכים ימים שלמים כמו פסטיבלים שונים ולכן חשוב לקחת בחשבון גם התקנת מקלחת ניידת ולדאוג גם לכך שיהיו חיבורים מתאימים.
עליכם להזמין קרונות עצמאיים המצוידים במכלים פנימיים ובמערכות שאיבה. במקרים כאלו, כמות התאים צריכה להיות גדולה יותר כדי למנוע את התמלאות המכלים לפני סיום האירוע, מה שעלול להוביל לריחות לא נעימים ולחוסר נוחות. כל זאת במידה ואין כמובן חיבור מים וביוב במקום.
תקלות נפוצות בבחירת כמות שירותים ואיך להימנע מהן
כל מפיק של תכנון אירועים יודע שהטעות הנפוצה ביותר היא כאשר אנחנו מסתמכים על המינימום הנדרש בלי לתת מקום לתקלות, עם פתרונות מראש. הנה כמה טיפים למניעת התקלות הנפוצות ביותר:
- מיקום שגוי: אל תתקינו שירותים ניידים בנקודה רחוקה מדי
- התעלמות מתחזוקה שוטפת: דאגו לאנשי תחזוקה וניקיון במקום
- חוסר גיוון: שימו לב שאכן התקנת שירותים לנכים וישנה גישה נוחה במקום לתא הנכים
זה לא סוד שלא כולם יודעים איך לנהל אירוע שטח, לכן השאלה הגדולה לגבי כמה שירותים להזמין היא הנפוצה ביותר ובדיוק לשם כך ישנם אנשים המתמחים בנושא זה. התייעצו עמם על מנת שהאירוע שלכם יהיה מוצלח.
